Hệ thống (định nghĩa khác) là khái niệm được xuất phát từ rất lâu trong tự nhiên như hệ mặt trời, hệ ngân hà, trong sinh học cơ thể người cũng là một hệ thống, trong vật lý hệ thống máy móc, trong hoạt động trao đổi như hệ thống thông tin. Một cách tổng quát hệ thống là tập hợp các thành phần liên kết với nhau, thể hiện qua một phạm vi, xác định các hoạt động kết hợp với nhau nhằm đạt đến những mục đích xác định. Một hệ thống gồm có 9 đặc điểm:
• Thành phần (component):
Một hệ thống được hình thành từ một tập hợp các thành phần. Một thành phần là một phần đơn giản nhất hoặc là sự kết hợp của những thành phần khác nhau còn được gọi là hệ thống con.
• Liên kết giữa các thành phần:
Một chức năng hay hoạt động của một thành phần liên kết một cách nào đó với chức năng hay hoạt động của những thành phần khác. Nói cách khác, đây chính là sự phụ thuộc của một hệ thống con vào một hệ thống con khác.
• Ranh giới (boundary):
Hệ thống luôn có một ranh giới xác định phạm vi hệ thống, bên trong ranh giới chứa đựng tất cả các thành phần, ranh giới giới hạn phạm vi của hệ thống, tách biệt hệ thống này với hệ thống khác. Các thành phần bên trong phạm vi có thể bị thay đổi trong khi đó các sự vật bên ngoài hệ thống đó không thể bị thay đổi.
• Mục đích (purpose):
Tất cả các thành phần trong hệ thống hoạt động với nhau để đạt được những mục đích toàn cục của hệ thống, mục đích này chính là lý do để tồn tại hệ thống.
• Môi trường (environment):
Hệ thống luôn tồn tại bên trong môi trường của nó, là mọi thứ bên ngoài ranh giới tác động lên hệ thống, trao đổi với hệ thống, tạo đầu vào cho hệ thống cũng như tiếp nhận đầu ra của hệ thống.
• Giao diện (interface):
Là nơi mà hệ thống trao đổi với môi trường.
• Đầu vào (input):
Tất cả các sự vật cung cấp cho hệ thống từ môi trường.
• Đầu ra (output):
Tất cả các sự vật mà hệ thống gửi tới môi trường, đây chính là kết quả vận hành của hệ thống. Một đầu ra của hệ thống luôn xác định các đối tượng môi trường mà hệ thống gởi tới.
• Ràng buộc (constraints):
Các quy định giới hạn ảnh hưởng tới xử lý và mục đích của hệ thống. Những ràng buộc này có thể xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài hệ thống.
Khái niệm về Hệ thống thông tin
a. Hệ thống thông tin:
Là một tập hợp gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông tin với nhau.
b. Các loại Hệ thống thông tin:
• Hệ thống thông tin tác vụ (Transaction Processing System-TPS)
• Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System MIS)
• Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System DSS).
• Hệ chuyên gia (Expert System).
c. Biểu diễn Hệ thống thông tin:
Một Hệ thống thông tin được biểu diễn qua các đặt trưng: Các thành phần hệ thống thông tin và các mức mức nhận thức về hệ thống thông tin.
d. Các mức nhận thức về Hệ thống thông tin
• Quan niệm:
Hệ thống thông tin (HTTT) được biểu diễn ở mức độ logic, trừu tượng hóa, ở mức độ này HTTT chỉ thể hiện được là có những gì? Mà không mô tả nó thực hiện ở gốc độ vật lý, ngôn ngữ lập trình nào?
• Vật lý:
Mô tả HTTT một cách cụ thể với một môi trường được lựa chọn, do đó nó được mô tả liên quan đến các thiết bị tin học, phần cứng, phần mềm, ngôn ngữ cài đặt, mạng máy tính, cơ sở dữ liệu…
• Tổ chức:
Là mức mô tả trung gian giữa mức quan niệm và vật lý, xác định sự phân bố dữ liệu và xử lý trên các bộ sự lý, truyền thông giữa các bộ phận xử lý.e.
Trình tự mô hình hóa Hệ thống thông tin
f. Các thành phần của Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được mô tả qua 5 thành phần: Dữ liệu, xử lý, con người, truyền thông. Trong đó thành phần dữ liệu và thành phần xử lý đóng vai trò quan trọng nhất và chiếm phần lớn nhất trong quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống.
• Dữ liệu:
Phản ánh khía cạnh tĩnh của HTTT bao gồm các dữ liệu thông tin lưu trữ và khai thác nhằm phản ánh trạng thái quá khứ, hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, có thể phân chia dữ liệu thành 2 loại sau:
+ Dữ liệu tĩnh:
Là dữ liệu ít biến động, ít thay đổi và có chu trình sống dài trong hệ thống, nó phản ánh các đối tượng cấu trúc, tài sản, nhân viên, hàng hóa… của doanh nghiệp mà chúng ta thường gọi là danh mục. Ví dụ: danh sách nhân viên…
+ Dữ liệu biến động:
Là dữ liệu phản ánh các giao dịch xảy ra trong hoạt động kinh doanh, dịch vụ. Các dữ liệu này thường biến đổi và có tần suất cập nhật cao, chu trình sống được xác định từ khi tạo mới cho đến khi hết báo cáo cuối cùng khai thác dữ liệu. Ví dụ đơn đặt hàng, hóa đơn, giao hàng, thu chi..
• Xử lý:
Phản ánh khía cạnh động của HTTT, mô tả quá trình thông tin được tạo ra, biến đổi và bị loại khỏi HTTT với các mục đích sau:
+ Sản xuất các sản phẩm thông tin mới dựa trên thông tin dữ liệu tồn tại dựa trên các dạng thức đã được xác định như các chứng từ (Hóa đơn, đơn đặt mua hàng,…) các báo cáo thống kê.
+ Cập nhật tạo mới, chỉnh sửa hoặc hủy bỏ một thông tin, dữ liệu.
+ Vận chuyên thông tin từ vị trí này sang vị trí khác ví dụ như: gửi một thông báo, đơn đặt hàng…
• Con người:
Là những người có vai trò trong việc điều hành và sử dụng HTTT được chia thành 2 nhóm:
+ Nhóm người dùng:
Là những người sẽ sử dụng và khai thác HTTT bao gồm việc sử dụng phần mềm và xử lý thủ công.
+ Nhóm điều hành và phát triển HTTT:
Bao gồm các phân tích viên, thiết kế viên, lập trình viên,…có vai trò trong việc xây dựng và bảo trì hệ thống.
• Bộ xử lý:
Máy móc thiết bị dùng để tự động hóa xử lý thông tin bao gồm các thiết bị phần cứng như Server, PC…
• Truyền thông:
Các phương tiện và cách thức trao đổi thông tin giữa các bộ xử lý, tùy theo đặc điểm và qui mô của HTTT mà việc tổ chức truyền thông sẽ khác nhau ví dụ điện thoại, fax, LAN, WAN, Internet.
